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14 août 2023
Dans une série de quatre articles, Estelle Banoum et Sébastien Chatel, consultants en transformation digitale interne chez Arctus, expliquent les cinq facteurs clés à considérer pour mener à bien un projet de déclinaison d’intranet en application mobile.
Dans ce 4ème article, nous parlons de coûts liés au développement d’intranet mobile ainsi que le calcul du retour sur investissement de votre projet.
Nous l’avons vu dans notre précédent article, il existe 4 options techniques pour proposer une application mobile de votre intranet à vos employés :
Accès via un navigateur web mobile en renseignant l’URL de votre intranet et un identifiant.
Téléchargement d’une application générique liée à votre solution intranet (SharePoint Online, Powell365, Lumapps, etc.), portant en général le nom et le logo de l’éditeur.
Développement d’une application dédiée spécifiquement pour votre intranet, avec un nom et un logo personnalisé.
Déploiement d’une Progressive Web App (PWA) qui s’exécute sur un navigateur web.
Si vous optez pour les options 1 et 2 citées ci-dessus, les coûts de la déclinaison mobile d’un intranet sont en général déjà inclus dans les licences des éditeurs. Assurez-vous-en néanmoins en amont auprès de votre éditeur. En tant que client, vous bénéficierez d’une déclinaison mobile « automatique », rapide, robuste et dont les coûts sont maitrisés. Cependant les possibilités de personnalisation ou customisation spécifiques seront très limitées.
Cependant, ces deux options ne sont pas exemptes d’investissement. Les phases essentielles d’écoute utilisateurs et de set-up fonctionnel vont demander du temps et donc engendrer des dépenses. L’écoute de vos utilisateurs « non connectés » est indispensable pour garantir de répondre à leurs besoins. Le set-up fonctionnel correspond aux choix des paramétrages de votre CMS pour répondre à ces besoins.
Les coûts associés vont donc être liés au temps passé sur ce sujet. A noter qu’il est conseillé de vous faire accompagner particulièrement sur cette étape par des consultants externes (consultez notre article dédié à ce sujet)
Si vous privilégiez l’option du développement d’une application mobile sur-mesure (option 3) vous choisissez de fait une solution qui requiert un développement spécifique. Designer, développer, paramétrer, mettre à disposition et maintenir une application intranet vont donc induire des coûts supplémentaires que nous pouvons répartir en 3 catégories :
Les coûts de développement et de set-up technique
Ce sont les dépenses évidentes que vous factureront soit l’agence web soit les équipes IT internes pour développer et paramétrer votre application afin de répondre à votre cahier des charges. Il est très difficile de faire une estimation générique pour ce centre de coût. Cela dépend du scope fonctionnel de l’application et de la complexité de votre intranet.
Les coûts de mise à disposition de l’application
Ce sont les dépenses liées au temps passé à la mise à disposition de votre application sur les stores publics (AppleStore / Android PlayStore / Huawei AppGallery) ou privés (CompanyStore, MDM), afin que vos utilisateurs puissent la télécharger sur leur appareil. Cette étape n’est pas à négliger tant les processus d’homologation peuvent être lourds (même sur des stores privés). Par exemple, Apple exigera sans doute un accès à votre intranet mobile en amont de la validation de la mise à disposition sur l’AppleStore)
Comptez environ une 10aines de jours / hommes pour mettre votre application en ligne sur l’ensemble des stores.
Les coûts de maintenance
Ce sont les dépenses liées à toutes les opérations qui permettent de garantir que votre application continuera de fonctionner dans le temps. Les systèmes d’exploitation des appareils mobiles évoluant sans cesse, il sera nécessaire d’effectuer des opérations techniques sur votre application afin qu’elle continue de fonctionner (c’est la maintenance corrective). De plus, vous voudriez sans doute proposer régulièrement des nouvelles fonctionnalités, ou bien améliorer l’expérience au fur et à mesure. Cela entrainera systématiquement des développements supplémentaires (c’est la maintenance évolutive). Il est difficile d’estimer avec précision un coût moyen tant les variations peuvent être importantes.
S’il est compliqué d’estimer précisément le budget nécessaire au déploiement d’une application mobile customisée, vous pouvez considérer que cela revient en général à plus ou moins 20% du prix de votre plateforme sur ordinateur. La formalisation de votre cahier des charges vous aidera à cheminer en ce sens.
Bien entendu, présenté uniquement sur l’angle des charges et des coûts, votre projet d’application mobile interne a peu de chance d’être validé. C’est pourquoi nous vous proposons également quelques pistes de calcul pour votre ROI
Une audience plus large pour votre intranet
L’objectif le plus répandu pour le déploiement d’une app mobile, c’est de toucher davantage les populations qui n’accèdent pas aujourd’hui à votre intranet. De fait, en augmentant l’audience de vos contenus, vous rentabilisez d’autant le temps passé à les produire !
Par ailleurs, le déploiement de l’application peut être l’occasion de rationaliser vos autres canaux de communication (diminution du nombre de mails envoyés, de l’affichage, de l’impression des newsletters ou du magazine papier). Autant de gains sur votre budget !
Temps gagné :
Une application mobile pour votre intranet peut également être un moyen de gagner du temps pour vos collaborateurs. Prenons l’exemple d’un agent dans une usine, sur une ligne de production. Celui-ci a besoin de trouver une procédure spécifique lui permettant de s’assurer que la tâche qu’il exécute est conforme. Au lieu de se déplacer dans un bureau, puis de trouver la procédure en question, il pourra le faire via son mobile sans avoir à traverser tout le bâtiment. C’est un exemple parmi tant d’autres, nous vous invitons à lire notre article sur le design de l’expérience utilisateur pour savoir comment identifier les cas d’usages pertinents pour VOS collaborateurs !
Attention cependant aux calculs vous promettant d’estimer le montant que votre entreprise pourra économiser grâce à votre application (souvent sous la forme de « Temps gagné x nombre d’agents x salaire moyen »). Ce genre de formule est attractive car elle présente souvent un montant gagné important. En réalité il est peu probable que les dirigeants profitent de votre intranet pour déclarer « si tous les salariés peuvent économiser 3mn par jour, alors je peux licencier 20 salariés! ». Cependant, réussir à quantifier les poches de gains de temps selon les cas d’usages de votre intranet est essentiel. Cela pourra vous amener à réaliser par exemple qu’une équipe spécifique peut tirer un gain très important d’une fonctionnalité précise offerte par votre application (un formulaire, le suivi d’une tâche, la notification, etc.
Nous espérons que ce billet vous a apporté quelques éléments de réponses sur les coûts liés à votre projet d’application intranet. Comme vous l’avez vu, beaucoup de facteurs dépendent de votre contexte et de vos ambitions. Si vous souhaitez un accompagnement dédié par l’un de nos consultant expert, n’hésitez pas à nous contacter.
Restez connecté et découvrez bientôt le dernier article de cette série dédiée au développement d’intranets mobiles, nous aborderons la question des usages et de l’adoption de l’application mobile d’un intranet auprès des collaborateurs.
Consultant Senior
Spécialiste des sujets de communication interne, Sébastien a développé chez Arctus une expérience en gestion de projets internationaux. Il est passionné par la gestion des intranets et toujours à l'affût des tendances et des bonnes pratiques à partager !
Consultante
Forte d’une solide expérience dans l’accompagnement à maîtrise d’ouvrage, Estelle vous guide pour mener à bien vos projets de transformation digitale interne.
Arctus est une société de conseil et d’accompagnement au changement, experte en transformation digitale interne. Nous aidons les organisations, les managers et les collaborateurs à mieux travailler ensemble par la mise en place de dispositifs digitaux et le déploiement d’usages collaboratifs et sociaux.
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