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26 avril 2023
Au cours d’une série de quatre articles, nos consultants Estelle Banoum et Sébastien Chatel, consultants chez Arctus, détaillent les cinq facteurs clés à considérer pour mener à bien votre projet de déclinaison d’intranet en application mobile.
Dans ce 3ème article consacré à l’intranet mobile, nous vous rappelons les approches techniques possibles, pour les collaborateurs, dans un contexte de mobilité.
Nous considérerons dans cet article que vos employés non connectés ne sont pas équipés de smartphones fournis par l’entreprise, ces derniers étant plus souvent réservés aux cadres. Pour accéder à l’intranet de leur entreprise de leur smartphone personnel, les employés non connectés auront donc 4 possibilités.
C’est de loin l’option la plus simple pour vos salariés. Pas besoin d’installer d’application et donc idéal pour un usage ponctuel. Bien entendu, cela implique que votre intranet soit web-responsif, accessible en mobilité (pas de VPN ou de blocage d’appareils) et que l’URL soit suffisamment simple à retenir. Il suffira alors au salarié de renseigner ses identifiants pour y accéder.
Attention cependant : il est possible que plusieurs fonctionnalités ne soient pas disponibles (lecture hors ligne d’article, push-notifications, lecture multimédia, liens documentaires, etc.).
Aussi, à moins que vos collaborateurs ne mettent le lien de l’intranet dans leurs favoris de navigateur mobile, il est peu probable qu’ils auront un usage quotidien de votre intranet.
Le téléchargement d’une application générique de la solution sur laquelle repose votre intranet (SharePoint, Powell365, Lumapps, Sociabble, Unily, etc.) est une option intéressante car elle permet d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités d’une app mobile sans avoir à passer par la phase de développement et de mise en ligne sur les app-stores.
Les éditeurs l’ont fait à cette fin et vous proposent donc d’utiliser leur application générique.
Attention, cela signifie que vous demanderez à vos collaborateurs d’installer une application ayant potentiellement un nom différent de votre intranet, cela peut être déroutant. Aussi, des étapes de sécurité additionnelles sont à prévoir pour que vos collaborateurs accèdent bien à votre intranet et pas à celui d’un autre client du même éditeur (code à rentrer, etc.).
Cette option est sans doute celle à laquelle on pense naturellement lorsque l’on veut faire une application mobile pour son intranet. Avoir une application qui aura les mêmes nom et logo que ceux de votre intranet ou de votre entreprise est idéal en termes de « user experience ».
Il se trouve que c’est l’option la plus complète… mais aussi la plus complexe !
Lancer une application mobile est en effet loin d’être un long fleuve tranquille. Il vous faudra vous entourer d’expertises techniques et fonctionnelles dédiées pour développer et mettre à disposition l’application.
En fonction de la technologie utilisée, vous pouvez faire face à des challenges techniques qui pourront complexifier le projet. Par exemple, votre application sera-t-elle mise à disposition sur les stores Google, Apple, Huawei ? Si oui il faudra passer par des étapes de validation souvent assez longues. Sinon, les salariés auront à télécharger l’application soit via une Company App store (à installer), soit via un fichier APK à télécharger et installer sur leur téléphone (il leur faudra alors autoriser leur téléphone à effectuer cette manipulation)
L’application mobile dédiée pourra être produite soit sur la base d’une application mobile fournie par l’éditeur de votre solution intranet, soit par un développement spécifique intégral.
Une PWA est une application web qui propose une expérience proche d’une app. C’est un mix entre une application native et un site web. Dans le cadre d’un projet d’intranet sur mobile, l’option PWA présente quelques avantages :
Même si une PWA ressemble beaucoup à une application, l’expérience utilisateur est conçue pour une utilisation pour le web, les fonctionnalités trop avancées peuvent être dégradées. De plus, la compatibilité avec tous les navigateurs mobiles et système d’exploitation est en cours de développement. Le choix entre PWA et application mobile dépend beaucoup des fonctionnalités recherchées. Une PWA peut également être déployée en complément d’une application mobile.
Le sujet de la cybersécurité est aussi un sujet important qu’il faudra bien avoir en tête dans un projet de lancement d’une version mobile de votre intranet. En effet, donner accès aux données de l’entreprise sur un appareil mobile doit s’accompagner de quelques gardes fous. Il y a fort à parier que votre service IT devra s’assurer que les principes de bases de sécurité seront respectés pour accéder aux contenus (authentification, voir double authentification, enrôlement des téléphones, etc.). Cela doit bien évidemment s’accompagner d’actions de sensibilisation auprès des utilisateurs (ne pas divulguer / diffuser des contenus sensibles à l’externe), et de vos contributeurs (s’assurer que les permissions de lisibilité de chaque contenus soit bien paramétrées).
Cela dit, attention à ne pas en faire trop ! En effet, des règles de connexion trop complexes seront autant de barrières à l’adoption et à l’usage : nécessité de télécharger une application supplémentaire pour la double authentification, demande de changement de mot passe trop fréquent, etc. Ce sont des processus auxquels les populations « connectées » peuvent être habituées, mais qui peuvent être nouveaux pour les « non connectées ».
Il y a fort à parier qu’une grande quantité d’information sur votre intranet ne relève pas de caractères « sensibles ».
Il faut donc adapter les règles de sécurité aux degré de criticité des contenus. Si l’usage essentiel de votre application mobile est d’accéder de manière simple et pratiques aux dernières actualités de l’entreprise et au menu de la cantine, il ne sera peut-être pas nécessaire de trop verrouiller son accès, au risque de décourager vos utilisateurs !
Si vous en êtes à l’étape du choix d’un éditeur pour votre application intranet mobile, nous ne pouvons que vous conseiller le rapport CleaBox Consulting The buyer’s guide to employee mobile apps dédié à ce sujet. Vous pouvez bien entendu aussi nous contacter.
Dans notre prochain article, nous aborderons la question des coûts en matière d’intranet mobile.
Consultant Senior
Spécialiste des sujets de communication interne, Sébastien a développé chez Arctus une expérience en gestion de projets internationaux. Il est passionné par la gestion des intranets et toujours à l'affût des tendances et des bonnes pratiques à partager !
Consultante
Forte d’une solide expérience dans l’accompagnement à maîtrise d’ouvrage, Estelle vous guide pour mener à bien vos projets de transformation digitale interne.
Arctus est une société de conseil et d’accompagnement au changement, experte en transformation digitale interne. Nous aidons les organisations, les managers et les collaborateurs à mieux travailler ensemble par la mise en place de dispositifs digitaux et le déploiement d’usages collaboratifs et sociaux.
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