La métaphore de la maturité digitale interne – Observatoire Intranet & Communication digitale 2023

Métaphore de maturité digitale

Les outils numériques sont indispensables dans le quotidien des entreprises. Ils ont d’ailleurs permis à un grand nombre d’organisations d’assurer la continuité de leur activité pendant la crise sanitaire. Ces outils sont à la fois vecteurs et générateurs de transformation dans le travail.

 

Chez Arctus, nous utilisons souvent des métaphores pour expliquer le fonctionnement des outils numériques. Cette année nous filons une métaphore illustrée au travers d’espaces communicants. L’image évoque l’interface entre différents univers qui permettent à la fois l’échange et l’accès à des domaines personnalisés.

 

Pour comparer les organisations dans leur maturité numérique et leur permettre de se benchmarker, nous proposons 2 axes descriptifs de ces transformations :

explication métaphore maturité digitale

Axe 1 - Les univers connectés (pièces de puzzle) :
3 niveaux de richesse fonctionnelle du dispositif digital interne

Le niveau de richesse fonctionnelle des dispositifs déployés est traditionnellement suivi par l’Observatoire. Dans cette édition 2023, la richesse fonctionnelle est représentée par la multiplication des univers connectés (pièce de puzzle).

 

3 niveaux de richesses fonctionnelles :

L’univers isolé représente les organisations qui n’ont pas déployé de dispositif ou seulement limité à très peu de fonctionnalités. Matérialisé par une seule pièce de puzzle, le dispositif technique est restreint et ne constitue pas encore un écosystème digital interne prenant en compte les besoins des personnes qui composent l’organisation.

Les deux univers connectés correspondent à des organisations ayant déployé un dispositif technique partiel. Celui-ci permet l’expression de premiers usages collaboratifs et sociaux.

Les 3 univers connectés entre eux représentent les organisations ayant déployé un dispositif complet (information/collaboration/social).

Axe 2 – les interactions à l’intérieur des univers :
3 niveaux d’usages

Le niveau d’usage des dispositifs déployés est un critère essentiel pour qualifier la maturité digitale des organisations et leur niveau de transformation numérique. Ceci permet de mesurer la réussite des projets d’équipement.

 

Disposer d’un outil est une chose, en faire bon usage en est une autre. La transformation numérique ne peut s’opérer si l’engagement des hommes, et notamment celui des dirigeants et managers, n’est pas mobilisé. C’est leur implication qui donne les moyens aux hommes de s’approprier les usages des outils numériques.

 

Le niveau d’usage est traduit par le développement et la diversité des interactions des univers.

 

3 niveaux d’usages :

L’univers contenant un seul élément d’interaction concerne les organisations dont l’engagement des populations est faible et les usages digitaux internes très peu déployés. Cela reflète un faible engagement dans le numérique des membres de l’organisation.

L’univers contenant quelques éléments d’interaction correspond aux organisations dont seule une partie de la population est engagée et où naissent les premiers usages. Les premiers usages collaboratifs et sociaux se déploient. C’est un début encourageant.

 L’univers contenant plusieurs éléments d’interaction de différentes natures   représente les organisations dont les collaborateurs et les managers sont engagés et où les usages se développent. La transformation est effective. En conséquence, les usages collaboratifs et sociaux y sont bien déployés.

Pour chacun de ces 2 axes, nous avons défini 9 stades de maturité dont voici les principales caractéristiques.

(Il s’agit des profils présentés en fin de questionnaire, pour répondre à ce dernier ➡️ cliquer ici )

Débutant : dispositif simple et très faible niveau d’usage

 

Caractéristiques

Il se matérialise par un univers unique ne contenant que peu d’interaction. L’engagement dans le numérique des membres de votre organisation est faible et très peu d’usages numériques se déploient. Le dispositif technique proposé est restreint et vous ne disposez pas d’un écosystème digital interne prenant en compte les besoins des populations qui composent l’organisation. Il semble difficile de voir de nouveaux usages, notamment collaboratifs, se développer dans ce dispositif. En cause peut-être, une prise de conscience tardive des enjeux de la transformation numérique, un environnement réfractaire et/ou un manque d’accompagnement au changement.

 

Leviers de progrès

Des actions systémiques sont à envisager pour remédier à la situation. La transformation digitale ne pourra se développer sans un minimum d’engagement et donc de confiance dans les opportunités offertes par le digital. Pour offrir une expérience de travail numérique et déployer les usages collaboratifs et sociaux, il est nécessaire d’identifier en amont les freins et leviers de la transformation digitale au sein de l’organisation avant d’envisager une refonte du dispositif et de diversifier les outils et les fonctionnalités mis à disposition des collaborateurs. Le risque étant autrement de voir apparaître du shadow IT : les équipes allant chercher ailleurs ce qu’elles ne trouvent pas en interne.

Prévoyant : dispositif assez développé et très faible niveau d’usage

 

Caractéristiques

Il se matérialise par deux univers connectés, mais composés chacun d’un seul élément d’interaction d’une seule variété (une ligne). Le socle du dispositif technique peut permettre l’expression de premiers usages collaboratifs et sociaux. Toutefois, l’engagement dans le numérique des membres de votre organisation est faible et très peu d’usages numériques se déploient. En cause peut-être, un environnement réfractaire, le déploiement d’autres outils en parallèle et un manque d’accompagnement au changement pour inciter les utilisateurs à s’y mettre.

 

Leviers de progrès

Des actions systémiques sont à envisager pour remédier à la situation. La transformation digitale ne pourra prendre racine sans un minimum d’engagement et donc de confiance dans les opportunités offertes par le digital. Acculturez le management, aidez-le au développement de son engagement numérique. En parallèle, menez des actions de conduite du changement auprès des collaborateurs de l’organisation. Une fois les premiers usages existants, vous pourrez déployer un peu plus de fonctionnalités au sein de votre dispositif web interne.

Technophile : dispositif technique complet et très faible niveau d’usage

 

Caractéristiques

Il se matérialise par trois univers connectés, mais composés chacun d’un seul élément d’interaction d’une seule variété (une ligne). Le dispositif technique proposé est évolué mais l’engagement dans le numérique des membres de votre organisation est faible et très peu d’usages numériques se déploient. En cause peut-être, une prise de conscience tardive des enjeux de la transformation numérique, une absence de sponsor et des usages déportés dans d’autres outils, tout comme un environnement réfractaire et/ou un manque d’accompagnement au changement.

 

Leviers de progrès

Des actions systémiques sont à envisager pour remédier à la situation. La transformation digitale ne pourra prendre racine sans un minimum d’engagement de la part des managers et des collaborateurs et donc de confiance dans les opportunités offertes par le digital. A ce stade, il est nécessaire de réaliser un audit des usages numériques, de sensibiliser un sponsor aux enjeux du numérique et d’accompagner le changement.

Astucieux : dispositif simple avec des usages établis

 

Caractéristiques

Il se matérialise par un univers unique et composé de quelques éléments d’interaction de nature différente (ligne et carré). Une partie de la population de votre organisation est engagée dans le numérique et les premiers usages collaboratifs et sociaux se déploient sur un dispositif technique proposé plutôt restreint. Vous ne disposez pas encore d’un écosystème digital interne prenant en compte tous les besoins des populations composant l’organisation. C’est un début encourageant, la transformation a des chances de prendre si la conduite du changement associée est développée et si les fonctionnalités et les outils mis à disposition pour les collaborateurs se diversifient.

 

Leviers de progrès

Attention, du fait de leur jeunesse, les usages peuvent rester sensibles à leur environnement (contexte social, organisationnel ou financier difficile au sein de l’entreprise, trop faible accompagnement au changement…) et se replier dans des contextes défavorables. Ils nécessiteront d’autant plus de soutien.

Efficient : dispositif assez développé avec des usages établis

Caractéristiques

Il se matérialise par deux univers connectés et composés chacun de quelques éléments d’interaction de nature différente (ligne et carré). Une partie de la population de votre organisation est engagée dans le numérique et les premiers usages collaboratifs et sociaux se déploient sur un dispositif digital interne qui permet l’expression d’usages établis. La transformation est en marche et devrait se confirmer si la conduite du changement associée est développée et si les fonctionnalités et les outils mis à disposition des collaborateurs continuent de se diversifier.

Leviers de progrès

Les usages peuvent rester sensibles à leur environnement (contexte social, organisationnel ou financier difficile au sein de l’entreprise, trop faible accompagnement au changement…) et se replier dans des contextes défavorables. Ils nécessiteront d’autant plus de soutien. Une fois l’engagement des collaborateurs et managers au rendez-vous, vous pourrez déployer toujours plus de fonctionnalités au sein de votre Digital Workplace en ne cessant d’accompagner les évolutions.

Avant-gardiste : dispositif complet avec des usages établis

 

Caractéristiques

Il se matérialise par trois univers connectés et composés chacun de quelques éléments d’interaction de nature différente (ligne et carré). Une partie de la population de votre organisation est engagée dans le numérique et les premiers usages collaboratifs et sociaux se déploient sur un dispositif technique abouti comprenant des contenus riches et à jour, des fonctionnalités collaboratives et sociales. La transformation est engagée mais nécessite d’être encore davantage accompagnée pour permettre une utilisation étendue des outils mis à disposition.

 

Leviers de progrès

Démultiplier les premières expériences pour essaimer dans toute l’organisation. Attention, du fait de leur jeunesse, les usages peuvent rester sensibles à leur environnement (contexte social, organisationnel ou financier difficile au sein de l’entreprise, trop faible accompagnement au changement…) et se replier dans des contextes défavorables. Ils nécessiteront d’autant plus de soutien. La conduite du changement permet aussi l’engagement de l’ensemble des populations de l’entreprise, point d’étape indispensable pour l’épanouissement des usages.

Atypique : dispositif simple avec des usages avancés

 

Caractéristiques

Il se matérialise par un univers unique, mais qui abonde en interactions : il est composé de plusieurs éléments d’interaction de variétés différentes (lignes et carrés). La transformation digitale interne est effective. Les usages collaboratifs et sociaux sont bien déployés. La transformation digitale est d’autant plus fructueuse, que le contexte est favorable (croissance, rentabilité, performance, …) et la culture propice à l’innovation particulièrement fertilisante. Toutefois, le dispositif technique proposé est restreint et n’offre pas encore un écosystème digital interne prenant en compte tous les besoins des populations qui composent l’organisation.

 

Leviers de progrès

Pour offrir une expérience de travail numérique et déployer les usages collaboratifs et sociaux, il est nécessaire de diversifier les outils et les fonctionnalités mis à disposition des collaborateurs. Le risque étant autrement de voir apparaître du shadow IT : les équipes allant chercher ailleurs ce qu’elles ne trouvent pas en interne.

Aguerri : dispositif assez développé avec des usages avancés

 

Caractéristiques

Il se matérialise par deux univers connectés. Les interactions au sein de ces univers sont développées : ils sont composés de plusieurs éléments d’interaction de variétés différentes (lignes et carrés). La transformation digitale interne est effective. Les usages collaboratifs et sociaux sont bien déployés. La transformation digitale est d’autant plus fructueuse, que l’environnement est favorable (croissance, rentabilité, performance, …) et la culture propice à l’innovation particulièrement prospère. Le dispositif technique proposé permet l’expression des usages collaboratifs et sociaux.

 

Leviers de progrès

Pour offrir une expérience de travail numérique aboutie, il est nécessaire d’enrichir le dispositif mis à disposition des collaborateurs. Un peu plus de fonctionnalités doivent être déployées au sein de la Digital Workplace pour satisfaire les utilisateurs demandeurs de plus de services. Cette évolution permettra d’accéder au niveau Champion.

Champion : dispositif complet avec des usages avancés

 

Caractéristiques

Il se matérialise par trois univers connectés, où les interactions foisonnent : ils sont composés de plusieurs éléments d’interaction de différentes natures collaboratives, sociales (lignes et carrés). La transformation est effective. Les managers et collaborateurs sont engagés et les usages collaboratifs et sociaux sont bien déployés. La transformation digitale est d’autant plus fructueuse, que l’environnement est favorable (croissance, rentabilité, performance, …) et la culture propice à l’innovation particulièrement prospère. Le dispositif technique proposé est évolué et comprend à la fois des contenus riches et à jour, des fonctionnalités sociales, des espaces collaboratifs, un moteur de recherche, des outils pratiques… en bref, un écosystème digital interne prenant en compte les besoins de toutes les populations qui composent l’organisation.

 

Leviers de progrès

Piloter régulièrement le dispositif afin qu’il reste en phase avec les besoins d’information et de collaboration des populations internes et avec leur engagement dans la transformation numérique. La prochaine étape va consister à intégrer des fonctionnalités innovantes s’appuyant sur l’analyse automatique des données permettant d’adapter l’expérience utilisateur en temps réel.

Quel sera le profil de maturité digitale de votre organisation ? 

10 minutes suffisent pour le découvrir. 

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